Правильный расчёт зарплаты начинается не в 1С, а с подтверждённых исходных документов. Бухгалтер должен знать не только оклад сотрудника, но и фактически отработанное время, отпуска и больничные, кадровые изменения, доплаты, премии и законные удержания за конкретный месяц.
Что входит в ежемесячный пакет документов по зарплате
У пакета есть две части. Первая — постоянные сведения: трудовой договор, условия оплаты, режим работы, данные работника и оформленные изменения. Вторая — события конкретного месяца: отработанное время, отсутствия, премии, доплаты, удержания, приём, перевод или увольнение.
Постоянная основа
Определяет должность, оклад или тарифную ставку, график, место и условия работы, дату начала трудовых отношений и применимые льготы либо ограничения.
Ежемесячные события
Показывают, что фактически произошло в расчётном месяце и какие начисления или удержания должны отличаться от обычного расчёта.
Бухгалтер не должен самостоятельно придумывать премию, дату отпуска, количество часов переработки или причину отсутствия. Его задача — рассчитать выплату по корректно оформленным основаниям и сверить результат.
Какие документы нужны при приёме и изменении условий
| Документ или сведения | Что получает бухгалтер | Когда обновлять |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения | Должность, дата начала, условия оплаты, режим и место работы | При приёме и при каждом изменении условий |
| Акт работодателя о приёме, переводе или изменении оплаты | Оформленное управленческое решение и дата его действия | До применения изменения в расчёте |
| Документ, устанавливающий систему оплаты | Оклад, тариф, доплаты, показатели премирования | При утверждении или изменении системы |
| График работы или сменности | Норма времени, рабочие и выходные дни, смены | При вводе и изменении графика |
| ИИН, банковские реквизиты и подтверждённые сведения о статусе | Корректная идентификация, выплата и расчёт обязательных платежей | При приёме и после изменения данных |
| Сведения о трудовом договоре в ЕСУТД | Контроль регистрации трудовых отношений и изменений | В сроки, установленные действующими правилами ЕСУТД |
Что передавать бухгалтеру каждый месяц
- закрытый табель или иной утверждённый регистр фактически отработанного и неотработанного времени;
- акты работодателя о приёме, переводе, увольнении и изменении условий оплаты;
- документы по ежегодным, социальным и неоплачиваемым отпускам;
- листы временной нетрудоспособности, предъявленные работодателю;
- основания для премий, надбавок, доплат и материальной помощи;
- документы по работе ночью, сверхурочно, в выходные и праздничные дни;
- сведения о командировках, простое и иных периодах с особым порядком оплаты;
- исполнительные документы, заявления и другие законные основания для удержаний;
- реестр новых и изменённых банковских реквизитов;
- отдельный список исправлений к предыдущим периодам с причиной и подтверждающим документом.
Если в месяце не было кадровых событий, это не отменяет передачу данных о времени. Трудовой кодекс обязывает работодателя учитывать фактически отработанное и неотработанное время каждого работника.
Как закрыть табель рабочего времени
Статья 79 Трудового кодекса требует раздельно учитывать отработанное и неотработанное время. Сверхурочные часы, работа ночью, в выходные, праздничные дни и командировки учитываются отдельно. Форма и порядок учёта определяются актом работодателя.
| Что проверить | Почему влияет на расчёт |
|---|---|
| Сотрудник и его действующий график | Определяет норму рабочего времени |
| Фактически отработанные дни и часы | Подтверждает основное начисление |
| Все виды неявок | Отделяет оплачиваемое отсутствие от неоплачиваемого |
| Ночные, сверхурочные, выходные и праздничные часы | Для них действуют специальные правила оплаты |
| Дата приёма, перевода или увольнения | Исключает начисление за неверный период или по старым условиям |
| Подпись или электронное утверждение ответственного | Подтверждает, что данные проверены работодателем |
Отпуска, больничные и другие отсутствия
Для оплачиваемого отпуска бухгалтеру нужны оформленный акт работодателя, даты отпуска и данные для среднего заработка. Оплата ежегодного трудового отпуска производится не позднее чем за три рабочих дня до его начала, а если отпуск предоставлен вне графика — не позднее трёх рабочих дней со дня его предоставления. Поэтому документ нельзя передавать в день ухода сотрудника как обычное событие конца месяца.
Основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности является лист временной нетрудоспособности либо дубликат. Работник предъявляет его работодателю, а документы, принятые для оплаты пособия, передаются в бухгалтерию.
Оплачиваемый отпуск
Акт работодателя, даты, рабочий период и контроль среднего заработка.
Больничный
Лист или дубликат, период нетрудоспособности и проверка пересечения с отпусками.
Неоплачиваемое отсутствие
Заявление или иное основание и акт работодателя с точными датами.
Премии, доплаты и особые режимы работы
Переменное начисление должно иметь понятное основание: трудовой или коллективный договор, положение об оплате или премировании, акт работодателя, подтверждённый объём работы либо другой применимый документ.
- Премия: основание, показатели, список работников, сумма или формула расчёта.
- Доплата и надбавка: вид доплаты, период действия, размер и основание.
- Сверхурочная работа: подтверждённые часы и соблюдение порядка привлечения.
- Работа в выходной или праздник: акт работодателя и способ компенсации по закону и соглашению сторон.
- Ночная работа: часы, которые по табелю относятся к ночному времени.
- Простой: период, причина и документ о введении либо фиксации простоя.
Фраза «добавьте сотруднику 100 000 тенге» не раскрывает вид выплаты. От квалификации зависят расчёт средней зарплаты, налоги, социальные платежи и отражение в учёте.
Какие документы нужны для удержаний
Удерживать сумму из зарплаты можно только при наличии законного основания. Бухгалтеру передают сам документ, дату начала, порядок расчёта, реквизиты получателя и сведения об очередности, если действует несколько удержаний.
| Основание | Что контролировать |
|---|---|
| Исполнительный документ | Получатель, размер, предел удержания, задолженность и реквизиты перечисления |
| Письменное заявление работника | Добровольность, назначение, сумма или периодичность |
| Акт работодателя в предусмотренном законом случае | Правовое основание, срок и соблюдение процедуры |
| Исправление излишней выплаты | Причина переплаты и допустимый порядок возврата, а не автоматическое списание |
Нельзя делать удержание только потому, что руководитель указал сумму в переписке. Отдельно проверяются ограничения статьи 115 Трудового кодекса и правила по конкретному виду взыскания.
Как установить внутренний срок передачи документов
Закон устанавливает сроки выплаты зарплаты и отдельных выплат, но не назначает единую дату, когда кадровик обязан передать бухгалтеру табель. Такой cutoff работодатель закрепляет во внутреннем регламенте с учётом даты выплаты, численности и способа согласования.
- За несколько рабочих дней до расчёта кадровик или руководитель направляет предварительный реестр событий.
- После завершения учётного периода ответственный закрывает фактическое время и подтверждает изменения.
- До расчёта бухгалтер возвращает неполные или противоречивые позиции на уточнение.
- После согласования бухгалтер формирует начисления, удержания, платежи и расчётные листки.
- Поздние документы регистрируются отдельно и отражаются корректировкой с прослеживаемым основанием.
Кто за что отвечает
| Участник | Зона ответственности | Контрольный результат |
|---|---|---|
| Руководитель | Утверждает кадровые решения, систему оплаты и переменные выплаты | Подписанный акт или согласованный электронный документ |
| Кадровик или назначенный ответственный | Оформляет события, ведёт графики и собирает документы работников | Полный реестр событий без пропущенных дат |
| Руководитель подразделения | Подтверждает фактическое время и специальные часы | Закрытый табель |
| Бухгалтер | Проверяет основания, рассчитывает начисления, удержания и платежи | Расчётная ведомость, листки, платёжные реестры |
| Работник | Своевременно сообщает об изменениях и представляет документы | Актуальные реквизиты, заявления и подтверждения |
Что формирует бухгалтер после расчёта
Исходные кадровые документы и итоговые расчётные регистры нельзя смешивать. После получения оснований бухгалтер формирует и сохраняет:
- расчётную или расчётно-платёжную ведомость;
- расшифровку начислений и удержаний по каждому работнику;
- расчёт среднего заработка для отпускных и иных соответствующих выплат;
- расчёт пособия по временной нетрудоспособности;
- реестр выплаты зарплаты и отдельных перечислений;
- расчёт налогов и социальных платежей;
- бухгалтерские проводки и налоговые регистры;
- расчётный листок работника в письменной или электронной форме;
- данные для последующей сверки с формой 200.00, банком и лицевыми счетами.
При выплате работодатель ежемесячно извещает работника о составных частях зарплаты, основаниях и размерах удержаний, обязательных пенсионных взносах и общей сумме к выплате. Поэтому расчётный листок — не декоративная выгрузка из программы, а элемент исполнения обязанности работодателя.
Типичные ошибки работодателя
| Ошибка | Последствие | Как исправить процесс |
|---|---|---|
| Табель заполнен заранее как полностью отработанный | Не отражены больничные, отпуска и неявки | Закрывать фактические данные ответственным лицом |
| Изменение оклада передано без даты действия | Начисление по неверной ставке или за неверный период | Указывать дату и оформлять дополнительное соглашение и акт |
| Премия сообщена одной суммой в чате | Неясны вид выплаты, основание и круг работников | Оформлять утверждённый документ и реестр |
| Больничный поступил после выплаты и не зарегистрирован | Переплата остаётся незамеченной | Вести журнал поздних документов и корректировок |
| Удержание сделано по устному распоряжению | Риск незаконного уменьшения выплаты работнику | Проверять основание и пределы до расчёта |
| Кадры и бухгалтерия ведут разные списки сотрудников | Ошибки в 1С, ЕСУТД, платежах и отчётности | Ежемесячно сверять единый кадровый реестр |
Ежемесячный чек-лист работодателя
- список работников сверён с кадровым учётом и 1С;
- все приёмы, переводы и увольнения оформлены;
- изменения окладов и графиков имеют дату действия;
- табель отражает фактическое отработанное и неотработанное время;
- отдельно выделены ночные, сверхурочные, выходные и праздничные часы;
- по каждому отпуску есть оформленное основание и точные даты;
- больничные зарегистрированы и переданы в бухгалтерию;
- премии, доплаты и надбавки подтверждены документами;
- командировки, простой и другие особые периоды отражены;
- для каждого удержания есть законное основание;
- банковские реквизиты и статус работников актуальны;
- поздние документы внесены в отдельный реестр корректировок;
- пакет утверждён ответственным до начала расчёта;
- после расчёта выданы расчётные листки и сверены платежи.
Частые вопросы
Достаточно ли бухгалтеру табеля и суммы оклада?
Только если в месяце действительно не было других событий и постоянные условия уже подтверждены. При отпуске, болезни, премии, изменении графика, увольнении или удержании нужны отдельные основания.
Можно ли передавать документы в электронном виде?
Да, если электронная форма и способ утверждения позволяют подтвердить автора, содержание, дату и целостность документа в соответствии с применимыми правилами. Обычная фотография неподписанного листа не всегда заменяет оформленный электронный документ.
Обязана ли компания использовать унифицированную форму табеля?
Работодатель обязан вести учёт фактического рабочего времени, а форму и порядок определяет своим актом. Выбранная форма должна позволять раздельно отразить все необходимые виды времени.
Когда передавать приказ на отпуск?
До расчёта и с запасом на установленный срок оплаты. Передача документа в день начала запланированного отпуска может сделать своевременную оплату невозможной.
Можно ли начислить премию по сообщению директора?
Сообщение может запустить оформление, но бухгалтеру нужен документ, из которого понятны основание, получатели, сумма или формула, период и утверждение работодателя.
Что делать с больничным, который принесли после расчёта?
Зарегистрировать документ, проверить оплачиваемый период и выполнить корректировку в ближайшем допустимом расчёте с понятной расшифровкой работнику. Игнорировать документ или менять прошлый расчёт без следа нельзя.
Кто должен подписывать табель?
Работодатель определяет форму, порядок ведения и ответственное лицо внутренним актом. Главное, чтобы полномочия были закреплены, а закрытый табель подтверждал фактические данные.
Официальные источники
- Трудовой кодекс Республики Казахстан: трудовой договор, акты работодателя, учёт рабочего времени, отпуска, оплата труда и удержания.
- Закон РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности»: документальное подтверждение операций и организация бухгалтерского учёта.
- Приказ Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562: формы первичных учётных документов.
- Единые правила исчисления средней заработной платы.
- Правила назначения и выплаты социального пособия по временной нетрудоспособности.
- Правила представления и получения сведений о трудовом договоре в ЕСУТД.
Материал проверен по официальным источникам 9 августа 2026 года. Конкретный пакет зависит от системы оплаты, графика, категории работника, вида выплаты и внутренних актов работодателя. Для иностранцев, вахтового и суммированного учёта, исполнительных документов и специальных отраслевых правил требуется дополнительная проверка.
Соберите зарплатный пакет без пропусков
Balance настроит ежемесячный реестр документов, проверит кадровые основания, рассчитает зарплату, налоги и социальные платежи, выдаст расчётные листки и подготовит данные для формы 200.00.