Кадровый учёт на аутсорсинге: состав услуги, границы ответственности и запуск
Выстраиваем кадровый участок как управляемый процесс: документы, сроки, ЕСУТД, реестры и передача данных в расчёт зарплаты. Работодатель принимает решения и подписывает документы, BALANC.KZ готовит, проверяет и контролирует согласованный кадровый контур.
Когда кадровые документы ведут «по факту», ошибки становятся системными
Один сотрудник сообщает об отпуске в мессенджере, другой меняет оклад в таблице, приказ подписывают позже, а бухгалтер узнаёт о событии после расчёта. В результате договор, акт работодателя, ЕСУТД, табель и зарплата описывают разные условия.
Нет единого реестра
Непонятно, какие договоры, дополнительные соглашения, акты и согласия уже оформлены.
События передают поздно
Приём, перевод, отпуск, изменение графика или увольнение поступают после юридически значимой даты.
ЕСУТД живёт отдельно
Сведения в системе не сверяются с подписанными документами и фактической трудовой историей.
Зарплата не получает основания
Начисления и удержания рассчитываются без своевременного кадрового документа или подтверждения.
Доступы не разграничены
Персональные данные, ЭЦП и файлы передаются без утверждённых ролей и контроля действий.
Ответственность размыта
Аутсорсеру поручают оформление, но не определяют, кто принимает решение и отвечает за исходные сведения.
Что можно передать BALANC.KZ
Точный перечень фиксируется в договоре и рабочем регламенте. Состав зависит от численности, графиков, текучести, категорий работников, состояния архива и используемых информационных систем.
Приём сотрудников
Проверка исходных сведений, подготовка трудового договора, акта работодателя и карточки события для ЕСУТД.
Изменение условий
Дополнительные соглашения и акты по должности, оплате, месту работы, режиму и другим согласованным условиям.
Рабочее время и отпуска
Графики, кадровые основания отпусков и отсутствий, передача подтверждённых данных для табеля и расчёта.
Прекращение договора
Проверка основания и дат, подготовка документов, контроль передачи сведений и данных для окончательного расчёта.
ЕСУТД и реестры
Подготовка сведений, контроль сроков и статусов, сверка системы с подписанными кадровыми документами.
Личные дела и архив
Реестр комплектности, систематизация кадровых файлов, версии документов и контроль недостающих подтверждений.
Аутсорсинг не заменяет работодателя
По Трудовому кодексу обязанности работодателя сохраняются за работодателем. BALANC.KZ может подготовить документы, вести реестр и контролировать сроки, но не принимает за клиента кадровые решения и не подтверждает факты, которых не получал.
Работодатель
- принимает решение о приёме, переводе, отпуске и прекращении договора;
- предоставляет достоверные сведения и законное основание;
- определяет уполномоченных лиц и подписантов;
- обеспечивает ознакомление работника, когда оно требуется;
- сохраняет ответственность за соблюдение трудового законодательства.
BALANC.KZ
- проверяет комплект исходных данных в согласованных пределах;
- готовит проекты кадровых документов и реестры;
- контролирует внутренние и нормативные сроки;
- сверяет связку «документ — ЕСУТД — зарплата»;
- сообщает о пропусках, противоречиях и рисках до оформления.
Сроки, которые должны быть встроены во внутренний регламент
Срок считается от юридического события, указанного в правилах, а не от даты, когда информация дошла до аутсорсера. Поэтому внутренний срок передачи BALANC.KZ устанавливается раньше нормативного.
| Событие | Срок внесения в ЕСУТД | Контроль кадрового аутсорсинга |
|---|---|---|
| Новый трудовой договор | Не позднее 5 рабочих дней со дня подписания обеими сторонами | Получить подписанный договор и обязательные сведения сразу после оформления |
| Изменения и дополнения | Не позднее 15 календарных дней со дня подписания обеими сторонами | Сверить изменяемые условия, номер, дату и подписанный документ |
| Прекращение трудового договора | Не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения | Проверить основание, дату прекращения и акт работодателя до отправки |
| Продление срочного договора по подп. 2) п. 1 ст. 30 ТК | В течение 15 рабочих дней со дня продления | Отдельно контролировать срок договора и основание продления |
С 12.03.2026 часть 1-1 статьи 98 КоАП предусматривает штрафы за невнесение, несвоевременное, неполное либо недостоверное внесение сведений в ЕСУТД. Размер зависит от категории субъекта. Внутренний контроль не гарантирует отсутствие претензий, но создаёт доказуемый порядок работы.
Кадровое событие должно дойти до расчёта зарплаты без искажений
Трудовой договор и акт работодателя подтверждают условия и событие. ЕСУТД фиксирует предусмотренные сведения. Табель и расчёт зарплаты используют уже подтверждённые даты, режимы и основания. Эти документы нельзя заменять друг другом.
Кадры
Фиксируют правовое основание, дату, условия и ознакомление работника.
Расчёт зарплаты
Получает кадровое основание, табель и данные для начислений, удержаний и окончательного расчёта.
Бухгалтерский учёт
Отражает начисления и обязательства на основании расчётных документов и согласованного периода.
Как передать кадровый участок без потери текущих документов
Запуск — отдельный этап. Нельзя считать, что регулярное ведение автоматически исправит старые договоры, пропущенные сведения или противоречия в ЕСУТД.
Инвентаризация
Штат, договоры, дополнительные соглашения, акты, отпуска, реестры и сведения ЕСУТД.
Карта расхождений
Отдельно показываем отсутствующие, просроченные и противоречивые документы.
Регламент
События, каналы, формы заявок, внутренние сроки, подписанты и контроль статусов.
Тестовый цикл
Проводим первое событие от заявки до документа, ЕСУТД и передачи в зарплату.
Что нужно передавать по каждому событию
Цена зависит не только от количества сотрудников
Два работодателя с одинаковым штатом могут иметь разный объём работы: стабильный состав без изменений либо сменные графики, филиалы, иностранные работники и постоянные кадровые события.
После короткой диагностики фиксируем регулярный объём и отдельно — разовые работы по восстановлению, если они нужны.
Какие нормы проверены при актуализации страницы
Правовая редакция страницы проверена 19 августа 2026 года. Для конкретного кадрового события дополнительно анализируются основание, документы, статус работника и фактические обстоятельства.
О кадровом учёте на аутсорсинге
Можно ли полностью переложить ответственность на аутсорсера?
Нет. Обязанности работодателя по трудовому законодательству сохраняются за работодателем. В договоре с BALANC.KZ фиксируются действия аутсорсера, сроки, необходимые исходные данные и порядок контроля.
Кто принимает решение о приёме или увольнении?
Работодатель. BALANC.KZ проверяет предоставленное основание в согласованных пределах, готовит проекты документов и сообщает о выявленных рисках, но не создаёт управленческое решение за клиента.
Входит ли внесение сведений в ЕСУТД?
Это определяется договором, полномочиями и технической моделью доступа. В любом случае можно включить подготовку сведений, контроль срока и сверку статуса. ЭЦП не передаётся без разграничения полномочий и безопасного порядка использования.
Входит ли расчёт зарплаты?
Расчёт зарплаты является отдельным участком. Его можно подключить вместе с кадрами, чтобы кадровые события, табель, начисления и отчётность проходили по единому календарю.
Можно ли восстановить старые кадровые документы?
Сначала проводится инвентаризация. По каждому пропуску определяется фактическое событие, имеющиеся доказательства и допустимый порядок исправления. Восстановление оценивается отдельно от текущего ведения.
Как начинается работа?
С диагностики штата и документов, карты расхождений и согласования регламента. После этого проводится тестовый кадровый цикл и начинается регулярное ведение.
Соберём кадровый участок вокруг сроков, документов и ответственности
Сообщите численность, количество кадровых событий и текущее состояние документов — определим состав запуска и ежемесячного ведения.