Бухгалтерский архив · документы · 2026
Сроки хранения бухгалтерских документов в Казахстане: что не удалять раньше времени
Удалить старую папку из 1С, облака или бумажного архива проще, чем потом восстановить доказательства операции. В Казахстане нет одного универсального срока для всей бухгалтерии: первичные документы, финансовая отчетность, налоговая учетная документация и кадровые документы хранятся по разным правилам.
Какие нормы определяют срок хранения в 2026 году
Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» обязывает ИП и организации хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность, учетную политику и программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством.
Конкретные архивные сроки в 2026 году нужно сверять прежде всего с Перечнем типовых документов, утвержденным приказом Министра культуры и информации №279‑НҚ от 17 июня 2025 года. В ИПС «Әділет» документ имеет статус «Обновленный» и содержит изменения от 25 июня 2026 года.
Налоговая учетная документация дополнительно регулируется новым Налоговым кодексом №214‑VIII, действующим с 1 января 2026 года. Поэтому один и тот же документ может одновременно подпадать под бухгалтерский, архивный и налоговый режим хранения.
Сколько хранить основные бухгалтерские документы
| Документ | Срок по Перечню | Что важно |
|---|---|---|
| Первичные документы и приложения | 5 лет | Для документов, являющихся основанием бухгалтерских записей; в Перечне указано условие проведения проверки (ревизии). |
| Регистры бухгалтерского учета | 5 лет | Главная книга, журналы, оборотные ведомости, реестры, карточки и другие регистры; также с условием проверки (ревизии). |
| Документы учетной политики | 5 лет | Срок нельзя путать со сроком финансовой отчетности. |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность | Постоянно | Отчетность по МСФО или другим применимым стандартам не относится к обычной пятилетней первичке. |
| Документы по дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет ЭПК | Перед удалением дополнительно проверяют наличие открытого спора, взыскания и налоговой необходимости. |
Пятилетний срок не означает, что любой файл можно удалить ровно через пять календарных лет после его даты. Нужно учитывать условия самого Перечня, начало исчисления соответствующего срока, налоговые требования и наличие незавершенных процедур.
Налоговые документы: минимум пять лет, но бывают более длинные сроки
Статья 206 Налогового кодекса устанавливает отдельное правило: учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения, хранится до истечения срока исковой давности по соответствующему налогу или платежу, но не менее пяти лет.
При этом статья 65 НК с 2026 года устанавливает общий срок исковой давности в три года для налогоплательщиков, не относящихся к специальным категориям, и пять лет — для перечисленных в Кодексе категорий, включая субъектов крупного предпринимательства и ряд иных случаев. Но для хранения учетной документации статья 206 прямо сохраняет нижний предел: не менее пяти лет.
Поэтому документы на приобретение здания, долгосрочного актива или иного объекта нельзя уничтожать только потому, что счету-фактуре или акту уже больше пяти лет.
Кадровые документы: здесь встречаются сроки 75 лет
Кадровый архив особенно опасно чистить по бухгалтерскому пятилетнему правилу. Действующий Перечень устанавливает, в частности:
| Кадровый документ | Срок |
|---|---|
| Трудовые договоры, контракты | 75 лет |
| Личные карточки работников | 75 лет |
| Личные дела обычных работников | 75 лет |
| Ведомости начисления заработной платы | 75 лет |
| Табели и журналы учета рабочего времени | 5 лет; для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда — 75 лет |
| Графики предоставления отпусков | 1 год |
Электронный документ не получает более короткий срок только из-за формата
Закон о бухгалтерском учете прямо охватывает первичные документы на бумажных и электронных носителях. Новый архивный Перечень также системно указывает электронные документы. Следовательно, переход на ЭСФ, ЭАВР, электронную первичку, облачный архив или электронную 1С не отменяет установленный срок хранения.
Практически компании нужно обеспечить не только наличие файла, но и возможность его найти и связать с операцией: контрагент, договор, дата, сумма, налоговый период, статус документа и связанные корректировки. Для этого полезно разделять архив по годам и видам документов и сохранять историю исправлений.
Когда документ действительно можно уничтожить
Перед удалением бухгалтерского или кадрового файла недостаточно посмотреть на год в названии папки. Нормальный контроль состоит из нескольких шагов:
- Определить категорию документа. Первичка, регистр, отчетность, налоговый документ, кадровый документ, договор или документ по активу.
- Найти срок в актуальном Перечне. Не пользоваться старой таблицей из интернета без проверки редакции.
- Проверить налоговый контур. Использовался ли документ для расчета налога, НДС, вычетов, амортизации или подтверждения объекта налогообложения.
- Проверить специальные сроки. Основные средства, зарплатные и кадровые документы, судебные или претензионные материалы.
- Проверить незавершенные процессы. Проверка, ревизия, спор, взыскание, судебное дело, восстановление учета.
- Зафиксировать решение об уничтожении. Архив не должен исчезать случайно из-за очистки диска или смены бухгалтера.
Чек-лист бухгалтерского архива
- составьте перечень групп документов, которые реально образуются в компании;
- для каждой группы укажите нормативный срок хранения;
- отдельно пометьте постоянные и 75-летние документы;
- для налоговых документов проверьте статью 206 НК и специальные правила;
- разделите текущий рабочий архив и архив закрытых периодов;
- назначьте ответственного за бумажный и электронный архив;
- не уничтожайте документы без проверки спорных операций и активов;
- при смене бухгалтера передавайте архив по реестру, а не «папкой на диске».
Нужно привести бухгалтерский архив в порядок?
BALANC.KZ поможет разделить документы по срокам, выявить недостающую первичку, связать архив с 1С и налоговыми периодами и подготовить понятный регламент хранения. Стоимость рассчитывается индивидуально по объему документов и состоянию учета.
Получить чек-лист бухгалтерского архива Ведение бухгалтерского учета
Частые вопросы
Можно ли удалить первичку через 5 лет?
Не автоматически. Перечень действительно устанавливает для обычной первички 5 лет с условием проведения проверки (ревизии), но документ может одновременно подпадать под налоговый или специальный более длительный срок.
Финансовую отчетность тоже храним 5 лет?
Нет. Бухгалтерская финансовая отчетность по МСФО или другим стандартам в действующем Перечне имеет постоянный срок хранения.
Почему налоговые документы нельзя хранить только 3 года?
Потому что статья 206 Налогового кодекса прямо устанавливает для учетной документации срок до истечения исковой давности, но не менее пяти лет.
Сколько хранить трудовой договор?
75 лет по действующему Перечню типовых документов.
Если документ есть в электронной системе, можно удалить локальную копию?
Вопрос зависит от вида документа и системы. Электронная форма не сокращает нормативный срок. Компания должна обеспечить сохранность и доступность документов в течение всего применимого периода.
Как понять, какой срок применить к одному документу?
Сначала определить все его функции: бухгалтерская, налоговая, кадровая, договорная или связанная с активом. Если основания пересекаются, до уничтожения нужно дождаться окончания наиболее длительного применимого срока.
Официальные источники
- Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» — статья 11 о хранении бухгалтерской документации.
- Перечень типовых документов, приказ №279‑НҚ от 17.06.2025 — актуальные сроки хранения; редакция с изменениями от 25.06.2026.
- Налоговый кодекс РК №214‑VIII — статьи 65 и 206 о сроках исковой давности и хранении учетной документации.
- Правила ведения бухгалтерского учета №241 — хранение первичных документов, регистров и других учетных данных.
Правовая проверка выполнена 28 августа 2026 года. Для уничтожения конкретного документа нужно учитывать не только его название, но и содержание, назначение, налоговый период, связь с активами, кадровыми отношениями, проверками и спорами.