Как подготовить инвентаризацию: приказ, комиссия, объекты и график работ

1. Что требуют Правила ведения бухгалтерского учета

Действующие Правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные приказом Министра финансов Республики Казахстан № 241, предусматривают проведение инвентаризации активов и обязательств для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, а ее состав утверждается приказом руководителя организации либо лица, его замещающего. После утверждения приказа председателю комиссии выдается письменное распоряжение, в котором указываются состав комиссии, номер и дата приказа, объект проверки и сроки начала и окончания инвентаризации.

2. Что должно быть в приказе и письменном распоряжении

Минимально организационные документы должны позволять однозначно определить четыре вещи: состав комиссии, основание ее работы, объект инвентаризации и сроки.

Если инвентаризация охватывает несколько складов, подразделений или материально ответственных лиц, в практической работе полезно приложить детальный график. Отдельной обязательной государственной формы такого графика для обычной коммерческой организации Правила № 241 не устанавливают.

3. Как сформировать комиссию

Правила № 241 предусматривают включение в инвентаризационную комиссию работников бухгалтерской службы и других специалистов. Состав должен соответствовать объекту проверки.

Например, для склада запасов полезно участие сотрудника, который понимает номенклатуру и единицы измерения; для основных средств — специалиста, способного идентифицировать объект и его фактическое состояние; для расчетов — бухгалтеров, работающих с соответствующей аналитикой.

Материально ответственное лицо участвует в процессе как лицо, за которым закреплены ценности, но организация комиссии и принятие решений не должны сводиться к его самостоятельному подсчету собственного остатка.

4. Какие объекты включить в инвентаризацию

Инвентаризация не ограничивается товаром на основном складе. Проверке подлежат активы и обязательства, а также имущество, которое фактически находится у организации, но не принадлежит ей на праве собственности, если оно учитывается у субъекта.

• запасы на складах и в торговых точках;
• основные средства и иные долгосрочные активы;
• денежные средства и касса;
• расчеты и обязательства;
• имущество на ответственном хранении;
• арендованное имущество, учитываемое в соответствующем порядке;
• ценности, полученные на комиссию или для переработки;
• имущество, которое фактически имеется, но не отражено в учете.

Перед приказом стоит составить внутренний реестр объектов: где находится объект, кто за него отвечает, какая учетная система используется и какой первичный документ будет применяться для фиксации результата.

5. Что сделать до начала физического подсчета

Главная задача подготовительного этапа — получить надежный учетный срез, с которым затем сравнивается фактическое наличие.

1. завершить оформление поступлений, реализаций, перемещений и списаний на выбранную дату;
2. получить от материально ответственных лиц документы по движению ценностей;
3. убедиться, что поступившие ценности оприходованы, а выбывшие отражены в расходе;
4. разделить собственное имущество и ценности, находящиеся на ответственном хранении или по другим основаниям;
5. проверить единицы измерения, упаковки, серии и характеристики номенклатуры;
6. подготовить формы описей и рабочие листы;
7. определить порядок временного движения товаров во время подсчета.

6. Как составить рабочий график

Правила требуют установить сроки начала и окончания. Если объектов несколько, внутри этого периода удобно разложить работу по этапам.

Для крупного склада график можно деталировать до зон, смен или групп номенклатуры. Для небольшого ТОО достаточно простого календаря на одну страницу. Важно не название документа, а управляемость процесса.

7. Материально ответственные лица: что предусмотреть заранее

До начала подсчета необходимо понимать, за кем закреплены ценности и какие документы подтверждают передачу ответственности. Если один склад фактически обслуживают несколько сотрудников без ясного разграничения зон, расследовать будущую недостачу будет значительно сложнее.

В инвентаризационных формах предусмотрена расписка о том, что к началу проверки приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны. Это важный контрольный элемент, потому что фиксирует состояние документооборота на момент начала проверки.

8. Чек-лист подготовки к инвентаризации

• определить цель и дату инвентаризации;
• сформировать перечень объектов и мест хранения;
• проверить материально ответственных лиц;
• издать приказ и утвердить состав комиссии;
• выдать председателю комиссии письменное распоряжение;
• зафиксировать сроки начала и окончания;
• закрыть документы движения на дату среза;
• подготовить формы описей по приказу № 562;
• определить порядок движения ценностей во время подсчета;
• составить рабочий график по складам/кассам/подразделениям;
• после подсчета организовать сверку, объяснения и протокол комиссии.

9. Как связать подготовку с 1С

Перед инвентаризацией в 1С полезно проверить отрицательные остатки, незакрытые перемещения, дубли номенклатуры, единицы измерения, серии, характеристики и привязку к складам. Это не отдельная обязанность Правил № 241, а практическая мера, чтобы учетный остаток на дату проверки был технически достоверным.

Частые вопросы